STRATEGI PENERIMAAN MAHASISWA BARU

Darmin Hasirun

*Akademisi Universitas Muslim Buton*

Setiap kampus pastinya butuh mahasiswa sebagai salah satu prasyarat berkembangnya lembaga pendidikan, dan dapat meningkatkan nilai akreditasi kampus tersebut. Tidak sedikit perguruan tinggi harus menutup kegiatan proses belajar mengajar hanya karena tidak ada lagi calon mahasiswa yang tertarik masuk di perguruan tinggi tersebut, boleh jadi hal tersebut disebabkan oleh manajemen internal kampus yang belum tertata dengan rapi alias kacau balau dan galau seperti konflik internal, sarana dan prasarana yang masih tertinggal, sistem administrasi kampus yang terkesan asal-asalan ataupun sistem pengajaran yang belum bermutu dan lain-lain.

Pada tahun 2015-2019 ada 130 perguruan tinggi swasta yang harus ditutup oleh Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi (Kemenristedikti) Republik Indonesia karena tidak layaknya menjalankan proses belajar mengajar disebabkan tidak adanya calon mahasiswa yang kuliah di perguruan tinggi tersebut (Sumber: CNN Indonesia, Jumat, 02/08/2019 17:40 WIB. 130 Perguruan Tinggi Swasta Ditutup Sepanjang 2015-2019). Olehnya itu tidak ada jalan lain selain dari seluruh civitas akademika kampus harus berusaha sekuat tenaga dengan menggerakan semua sumber daya yang ada sehingga dapat memberikan trust (kepercayaan) dan image (citra) positif bagi masyarakat bahwa kampus tersebut layak dan baik untuk dijadikan sebagai sarana pendidikan yang bermutu.

Saya akan berbagi kepada anda tentang strategi agar kampusnya banyak diminati oleh masyarakat khususnya calon-calon mahasiswa. Saya akan membagi 3 dimensi agar lebih terurai dari hulu sampai ke hilirnya atau dari umum ke khususnya. Berikut ini ulasannya:

1.        Dimensi Filosofi

Dimensi ini sangatlah penting sebelum kita menjalankan berbagai strategi aplikatif ataupun operasional. Dalam dimensi ini para tim penjaringan mahasiswa baru harus terlebih dahulu menguatkan keyakinan diri atas kualitas dan keunggulan perguruan tingginya karena semua aktivitas sangat tergantung pada tingginya keyakinan seseorang terhadap tugas yang diberikan. Dengan keyakinan akan melahirkan motivasi / semangat memberikan pemahaman kepada orang lain bahwa kampus yang dipromosikan tersebut sangatlah memberikan harapan besar bagi lulusan-lulusan mahasiswanya. Saya biasanya mengatakan “sebelum engkau meyakinkan orang lain, maka yakinkanlah diri anda sendiri, niscaya orang yang anda yakinkan sesuai dengan harapan anda”.

Optimisme itu sangatlah diperlukan karena optimisme ibarat “energi yang dapat membangkitkan semua benda mati menjadi bergerak, semua benda yang lemah menjadi kuat, semua benda gelap menjadi terang, semua yang lambat menjadi cepat dan semua yang kuat menjadi sangat kuat”.

2.        Dimensi Manajemen

Dimensi ini lebih banyak melakukan tindakan pengaturan atau penataan agar proses penjaringan mahasiswa baru lebih Terstruktur, Sistematis dan Massif (TSM),

a.       Bentuk Tim / Satgas/ Panitia atau sejenisnya yang bertugas sebagai tenaga marketing untuk mensosialisasikan sekaligus mengajak calon-calon mahasiswa agar berminat masuk di perguruan tinggi, tim ini akan bekerja sesuai dengan wilayah kerjanya bahkan diharapkan dapat membangun tim work yang sehat dan komunikatif, jangan ada ego diantara anggota tim, dan saling menutupi kekurangan anggota tim.

b.      Tawarkan Inovasi Terbaru dan Berbeda dengan Perguruan Tinggi Lainnya, bahwa di kampus anda punya manajemen kekinian dengan kualitas pelayanan yang Cepat, Murah dan Mudah (CMM) karena semua orang sangat memerlukan pelayanan prima yang memuaskan, apalagi calon-calon mahasiswa yang dikatakan “super sibuk” dan “mahasiswa luar daerah” pastinya mereka akan memerlukan pelayanan yang CMM tersebut, dengan memudahan layanan yang diberikan kepada semua orang, maka akan menimbulkan ketertarikan untuk bergabung kuliah di perguruan tinggi anda.

3.        Dimensi Teknis

Dimensi ini lebih berbicara sesuatu hal yang bersifat operasional di lapangan. Pada anggota tim penjaringan mahasiswa baru akan berbicara teknis dengan segala sarana, prasarana serta segala civitas akademik yang ada di kampus misalnya:

a.  Pendekatan kekeluargaan. Pendekatan ini adalah pendekatan yang paling ampuh dan meyakinkan bagi perguruan tinggi yang baru didirikan, dengan cara memberikan pemahaman kepada keluarga atau sanak saudaranya, karena seseorang akan percaya tergantung siapa yang memberi informasi tersebut, kedekatan emosional terhadap calon mahasiswa dapat mempermudah untuk meyakinkan bagi mereka agar tertarik masuk di perguruan tinggi. Artinya anggota tim penerimaan mahasiswa yang sudah harus dapat mengajak keluarganya atau tetangganya agar kuliah di Program Studi yang disukainya, apabila diantara PRODI yang ditawarkan tersebut tidak disukai, maka berikan penjelasan salah satu program studi yang mempunyai prospek yang baik di masa depan, seperti dapat membuka lapangan pekerjaan yang memiliki pendapatan memadai atau dapat diterima pada instansi tertentu karena kebanyakan juga calon mahasiswa tidak tertarik karena kurangnya pengetahuan mereka tentang keunggulan program studi tersebut.

b.   Promosi / Sosialisasi di berbagai media (Media Massa seperti Koran lokal maupun nasional, Media Elektronik seperti TV Nasional, TV Lokal maupun promosi di Radio-Radio, dan Media Sosial seperti Facebook, Twitter, Instagram, Whatsapp, Youtube, Line, dan sejenisnya)

c.    Mengadakan event/kegiatan/pameran yang mempertunjukan serta mempromosikan perguruan tinggi dengan segala kemudahan dan keunggulannya.

d.      Promosi biaya masuk perguruan tinggi yang murah dan dapat dijangkau oleh semua kalangan.

e.    Kerjasama dengan sekolah-sekolah khususnya SMA / sederajat, kantor – kantor pemerintah ataupun swasta untuk menawarkan apabila ada pegawai atau karyawannya yang belum kuliah agar bisa masuk mendaftar di perguruan tinggi anda.

f.       Pendekatan “Jemput Bola” yang mengharuskan anggota tim penjaringan mahasiswa baru turun langsung bersosialisasi kepada masyarakat kelurahan/desa, bahkan kerjasama dengan Pemerintah Kelurahan/Desa agar masyarakatnya dapat diajak untuk kuliah di kampus yang anda tawarkan dengan segala kemudahan layanan yang diberikan kepada mahasiswa.

g.      SMS Broadcast (SMS Massal) yaitu SMS kepada banyak nomor handphone secara bersamaan. Didalam SMS tersebut berisi informasi ajakan untuk masuk di perguruan tinggi yang dipromosikan, olehnya itu perlu mencantumkan Nama Kampus, Alamat Kampus, Nomor Yang Bisa Dihubungi, kemudahan yang bisa diberikan kepada mahasiswa dan keunggulan kampus.

h.     Tim Penerimaan Mahasiswa Baru harus lebih fleksibel dan luwes terhadap segala kebutuhan calon mahasiswa baru serta dapat memberikan solusi-solusi yang cerdas terhadap permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh calon mahasiswa, bahkan dapat membantu secara langsung proses pengisian formulir pendaftaran.

i.    Sebar sebanyak-banyaknya brosur dan formulir pendaftaran, tidak perlu khawatir atas banyaknya brosur dan formulir yang sudah disebarkan kepada masyarakat, karena semua itu akan ada yang gagal dan sukses, maka kemampuan para anggota tim penerimaan mahasiswa baru meyakinkan para calon mahasiswa adalah hal yang sangat penting agar lembar brosur dan formulir dapat kembali diisi oleh calon mahasiswa agar masuk perguruan tinggi sekitar 70-90%.

j.        Membuat Situs Internet (Website) yang berisi segala informasi tentang perguruan tinggi, baik alamat perguruan tinggi, kegiatan perguruan tinggi, akreditasi perguruan tinggi, prestasi perguruan tinggi, para dosen dan segala hal yang dibutuhkan oleh calon mahasiswa.

k.      Public Comucation yaitu kemampuan para anggota tim agar dapat berkomunikasi secara efektif dan efisien kepada masyarakat, membangun komunikasi yang nyaman, menyenangkan serta memberikan harapan kedepannya sehingga calon-calon mahasiswa yang pesimis bisa terbuka cakrawala berpikir tentang pentingnya kuliah di perguruan tinggi yang anda promosikan.

l. Buat video keren, kreatif dan inspiratif terkait prestasi civitas akademika kampus yang akan disebar ke berbagai media massa dan media sosial.

m. Buat baleho, pamflet, leflet, atau sejenisnya yang akan disebar ke sekolah-sekolah, dan rumah-rumah warga secara massif dan periodik sehingga membentuk opini masyarakat dan citra positif terhadap kampus tersebut.

n. Siapkan anggaran operasional kepada semua tim yang tersebar dalam berbagai wilayah promosi agar tim penjaringan calon mahasiswa baru lebih semangat dalam melakukan tugas-tugas teknis di lapangan.

o. Adakan seminar tingkat desa / kelurahan yang membantu masyarakat dalam menyelesaikan masalah pembangunan, pelayanan, dan pemberdayaan masyarakat sekaligus dijadikan ajang promosi kampus dan mengajak lulusan SMA/sederajat agar kuliah di kampus anda.

p. Gunakan cara seperti halnya Multi Level Marketing, 10 orang mendapatkan calon mahasiswa yang terbukti melakukan pendaftaran dan pembayaran awal (biaya SPP) akan diberikan reward / hadiah baik berupa uang ataupun barang lain yang bermanfaat.

q.  Konsisten melihat jadwal sekolah yang bisa dijadikan kesempatan untuk bersosialisasi selama kurang lebih 15 menit, tentunya tidak bertepatan dengan jadwal ujian atau jadwal lain yang dianggap tidak bisa diganggu.

r.   Membuat ivent atau mengikuti ivent untuk mempromosikan keunggulan kampus, fakultas, beserta program studinya dengan melibatkan dosen dan mahasiswa.

s.   Promosi biaya kuliah yang murah dan mudah dijangkau oleh semua kalangan dengan harapan semua orang yang telah lulus SMA / sederajat bisa mendapatkan pendidikan yang layak.

t.   Kerjasama dengan pihak eksternal dalam rangka menjaring calon-calon mahasiswa yang berada di bawah naungan pihak eksternal tersebut misalnya sekolah-sekolah yang kita harapkan anak-anak yang sudah lulus sekolah dimasukan / didaftarkan di kampus dengan keuntungan dan kemudahan yang diberikan kepada para lulusannya, serta jaminan kualitas yang bisa didapatkan oleh setiap mahasiswa yang menempuh kuliah di kampus.

u.  Membuat penyuluhan, sosialisasi, seminar, workshop atau kegiatan sejenisnya di setiap desa, kelurahan, kecamatan sampai tingkat kabupaten/kota yang berhubungan dengan keilmuan masing-masing dosen program studi.

v. Pembagian wilayah kerja penjaringan mahasiswa berdasarkan zona tempat tinggal dosen dan mahasiswa dengan menyebarkan brosur / spanduk sekaligus formulir biaya pendaftaran.

x.  Berikan reward / hadiah kepada setiap dosen atau mahasiswa yang mendapatkan calon mahasiswa, dimana setiap orang yang bisa mendaftarkan calon mahasiswa akan diberikan hadiah berupa uang atau barang.

z. Promosi akreditasi kampus yang dapat meyakinkan orang tua calon mahasiswa sebagai jaminan mereka yang lulus diperguruan tinggi dapat terserap dalam dunia kerja sekaligus membuka lapangan kerja berdasarkan keilmuan dan keterampilannya masing-masing.